POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
2090, rue Cherrier
Saint-Hyacinthe (Québec)
J2S 8R3
Téléphone : 450 774-2350
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riam@riam.quebec
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
1. Objet
La présente politique vise à instaurer des balises pour protéger les renseignements personnels confiés à la Régie par le biais du site Internet ou de tout autre moyen technologique, le tout en conformité avec l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après : la Loi). La Régie traite les renseignements personnels en toute confidentialité, conformément à la Loi.
2. Principes généraux
Dans le cadre de ses activités, la Régie intermunicipale d’Acton et des Maskoutains (ci-après : la Régie) peut recueillir les renseignements personnels qui lui sont fournis dans le cadre de ses opérations afin de les utiliser pour les finalités décrites dans ci-après. La présente politique détaille de quelles manières la Régie :
• Recueille les renseignements personnels;
• Utilise ces mêmes renseignements;
• Communique, lorsque nécessaire, certains de ces renseignements à des tiers, suivant le consentement donné à cet effet.
Tous les employés de la Régie sont responsables de l’application de la politique de confidentialité des données et des pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
3. Définition de la notion de renseignements personnels
Dans un document, sont personnels les renseignements qui concerne une personne physique et permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. (Art. 54 de la Loi)
4. Renseignements personnels recueillis
Les renseignements personnels que la Régie pourra recueillir, à la suite du consentement de l’utilisateur et selon les circonstances, sont notamment les suivants :
• nom,
• prénom,
• numéro de téléphone,
• adresse courriel,
• adresse civique,
• adresse IP.
5. Collecte des renseignements personnels
La Régie procède à la collecte de renseignements personnels en toute transparence, avec le consentement manifeste, libre et éclairé de l’utilisateur, et uniquement dans le cas où ces renseignements sont nécessaires afin de rendre un service au citoyen. La collecte de renseignements personnels par la Régie s’effectue lorsqu’un utilisateur :
• navigue sur le site Web de la Régie;
• complète le formulaire de demande d’information de l’onglet « Nous joindre » du site Internet de la Régie.
• communique avec le personnel de la Régie par téléphone ou par courriel.
La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires aux fins précisées dans la présente politique.
Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, l’utilisateur peut refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels. Le cas échéant, le traitement de certaines requêtes, notamment celles relatives aux services de collecte des matières résiduelles, pourrait ne pas être assuré.
6. Témoins de connexion et liens externes vers d’autres sites
La Régie pourrait procéder à la cueillette de renseignements techniques, tels que les adresses IP, les pages visitées et les requêtes, la date et l’heure de connexion, le type de navigateur Internet ou de système informatique utilisé ou le nom de domaine du site Internet à partir duquel a été établi le lien avec le site Internet de la Régie.
Par l’entremise de son site Internet, la Régie pourrait également emmagasiner certains renseignements sur l’ordinateur de l’internaute prenant la forme d’un témoin (« cookie ») ou d’un fichier semblable. Ces témoins permettent la conservation de certains renseignements à propos de l’utilisation du site Internet ou d’un service en ligne. Cette technique permet de cerner les intérêts et les préférences de l’internaute et ainsi la Régie peut améliorer sa prestation de services et l’expérience client. Un témoin pourrait être requis lorsque surviennent des contraintes technologiques ou de sécurité découlant de la navigation sur Internet ou au bon fonctionnement d’un service en ligne.
La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateur ne permettent pas de connaître l’identité de l’utilisateur. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation Internet. De plus, la majorité des navigateurs Internet permettent d’effacer du disque dur, de bloquer ou de recevoir un avertissement avant l’implantation de témoins sur un ordinateur. L’internaute refusant ces témoins aura quand même accès au site.
Le site Internet de la Régie inclut également des hyperliens vers d’autres sites externes. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique, mais plutôt à celle du site externe.
7. Hébergement des renseignements personnels
La Régie héberge et traite les renseignements personnels colligés à l’extérieur du Québec. Les renseignements personnels collectés pourraient être communiqués dans des pays autres que le pays de résidence de la personne concernée, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Toutefois, les pratiques de la Régie concernant la collecte et le traitement des renseignements personnels demeurent en tout temp régies par la présente politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.
8. Finalités de la collecte
Les renseignements personnels que l’utilisateur communique serviront exclusivement aux fins suivantes:
• Permettre à la Régie d’effectuer le suivi nécessaire des requêtes ou demandes d’information en regard des services de gestion des matières résiduelles qu’elle offre;
• Permettre à la Régie de fournir un service personnalisé et de qualité;
• Communiquer avec l’utilisateur au besoin, par écrit, de vive voix ou par voie électronique, afin de préciser l’objet de la requête ou d’y donner suite;
• Permettre à la Régie de tenir des statistiques, notamment sur l’utilisation de son site Internet et sur la nature des requêtes reçues.
9. Utilisation, conservation et divulgation
a) Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. À cet effet, ils seront conservés par la Régie, de manière confidentielle, selon les modalités et les délais décrits au calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
La Régie assure la protection des renseignements personnels en tout temps, par des mesures de sécurité appropriées, qu’elles soient matérielles, organisationnelles ou technologiques. La Régie s’assure de limiter l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui doivent en assurer le traitement.
b) Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels détenus sont conservés dans les dossiers de la Régie, et gérés selon les modalités et les délais décrits au calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. La destruction est effectuée de façon sécuritaire.
c) Divulgation des renseignements personnels
La Régie pourra divulguer les renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :
• Auprès des entrepreneurs qui, en vertu d’un contrat de services, sont responsables de la collecte des matières résiduelles afin d’assurer le service ou de compléter une demande liée au contrat entre la Régie et l’entrepreneur. Dans la majorité des cas, seules les adresses civiques sont transmises à ces intervenants afin qu’ils réalisent le mandat qui leur a été confié. Dans l’éventualité où un autre renseignement devrait être communiqué afin de compléter l’objet de la requête, le consentement de l’utilisateur sera demandé.
• Auprès de l’entrepreneur qui, en vertu d’un contrat de services, est responsable de la vidange des installations septiques afin d’assurer le service ou de compléter une demande liée au contrat entre la Régie et l’entrepreneur. Dans ces cas, le nom et l’adresse civique sont transmises à cet intervenant afin qu’il réalise le mandat qui lui a été confié. Dans l’éventualité où un autre renseignement devrait être communiqué afin de compléter l’objet de la requête, le consentement de l’utilisateur sera demandé.
• Dans tous les cas où, en vertu de la Loi, la communication d’un renseignement personnel est possible sans autorisation préalable.
La Régie s’assure, dans les limites du raisonnable, que ces tierces parties respectent les règles et engagements de la présente politique en prenant les mesures nécessaires.
10. Accessibilité par le personnel
La Régie a pris des mesures afin de garantir la plus grande protection des renseignements personnels. À cet effet, les renseignements communiqués à la Régie sont acheminés aux personnes responsables de leur traitement, selon la nature de chaque requête.
• Requêtes relatives à la gestion des matières résiduelles, notamment la collecte à trois voies, les résidus domestiques dangereux et les écocentres : secrétaire réceptionniste.
• Sensibilisation et éducation : coordonnatrice du volet sensibilisation
• Vidange des installations septiques : coordonnatrice du programme régional de vidange des installations septiques et le personnel administratif nécessaire à la gestion du programme.
Les cadres de la Régie ont accès à tous les renseignements personnels qui sont communiqués à la Régie.
11. Exactitude
La Régie prend des mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels au moment de les utiliser ou de les communiquer.
Il est de la responsabilité de l’utilisateur de contribuer à cette exactitude en communiquant avec la Régie tout changement devant être apporté à ses renseignements personnels ou toute erreur pouvant s’y trouver. Pour ce faire, consulter l’article 14 afin d'obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
12. Droit d’accès, de rectification et de retrait du consentement
a) Droit d’accès de l’utilisateur à ses renseignements personnels
Sauf exception prévue à la Loi, l’utilisateur peut soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels le concernant que la Régie détient. Il peut également demander à faire rectifier ces renseignements.
Sur demande, et selon les modalités décrites à l’article 14, la Régie informera le requérant des renseignements personnels détenus, de l’usage qui en est fait, incluant la divulgation à des tiers, et lui permettra de les consulter.
b) Droit de rectification ou de suppression des renseignements personnels
L’utilisateur peut demander que des renseignements qui le concernent soient corrigés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Pour ce faire, l’utilisateur doit adresser une demande au responsable de l’accès à l’information, selon les modalités figurant à l’article 14 de la présente politique.
La Régie s’engage à donner suite à toute demande de retrait, de rectification et de destruction de renseignements, à moins d’obligations juridiques à l’effet contraire, dans un délai de trente (30) jours, suivant la réception de la demande transmise par le requérant. Le requérant recevra ensuite une correspondance écrite confirmant le traitement de la demande.
13. Plainte
Conformément au processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels prévus dans les règles de gouvernance publiées en vertu de l’article 63.3 de la Loi, l’utilisateur peut transmettre toute demande ou plainte relative à la mise en oeuvre de la présente politique au responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent à l’article 14.
14. Coordonnées
Pour toute question ou demande de précision concernant la manière dont la Régie traite les renseignements personnels, la politique de confidentialité, ou pour exercer l’un ou l’autre de droits mentionnés précédemment, l’utilisateur peut communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels, sur les heures d’affaires, aux coordonnées suivantes :
Madame Carole Gaulin, secrétaire-trésorière
Régie intermunicipale d’Acton et des Maskoutains
2090, rue Cherrier
Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 8R3
Téléphone : 450 774-2350
Courriel : striam@riam.quebec
La présente politique entre en vigueur au jour de son adoption.
Adoptée le 25 octobre 2023 (Rés. #23-098)